Um eine Rechnung in der Schweiz zu erstellen, gibt es einige grundlegende Schritte, die befolgt werden sollten:
- Geschäftsdaten angeben: Beginnen oben rechts auf der Rechnung mit der Angabe deiner Geschäftsdaten, wie Firmennamen, Adresse und Steuernummer.
- Kundeninformationen angeben: Oben links befinden sich die Informationen des Kunden, wie Name, Adresse und gegebenfalls weiteren Kontaktdaten.
- Rechnungsdatum, Lieferdatum und Rechnungsnummer angeben: Gib das Datum der Rechnung und ggf. der Lieferung an und weise der Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.
- Leistungsbeschreibung: Beschreibe die erbrachte Leistung oder die verkauften Waren detailliert und gib den Preis pro Einheit an.
- Summenberechnung: Addiere die Kosten aller Leistungen oder Waren und berechne den Gesamtbetrag und gib den allenfalls verwendeten Mehrwertsteuersatz an.
- Zahlungsbedingungen: Weise die Zahlungsbedingungen an, dazu gehören Zahlungsfristen, Zahlungsmethoden und Bankverbindung.
Falls deine Firma mehrwertsteuerpflichtig ist, muss die Mehrwertsteuernummer auf der Rechnung aufgeführt werden.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Um die Rechnungsabwicklungen zu digitalisieren, müssen einige rechtliche Voraussetzungen beachtet werden. Generell gilt für die elektronischen Rechnungen das gleiche Prinzip wie für die herkömmlichen physischen Rechnungen:
- Die elektronisch versendeten Rechnungen müssen in ihrer entstandenen Form aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass in diesem Fall die Rechnung elektronisch archiviert werden muss.
- Periodisch stattfindende interne Kontrollen gewährleisten die Integrität der Rechnungslegung. Das bedeutet, dass sichergestellt werden muss, dass sich der Inhalt der Rechnung nicht verändern darf.
- Das Buchhaltungssystem muss die Datensicherheit gewährleisten
- Die Rechnung muss für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Es gibt sehr viele Wege, wie eine Rechnung erstellt werden kann. Von Word / Excel bis hin zu einer Buchhaltungssoftware oder Online Diensten. Zu Beginn der Geschäftstätigkeit ist es durchaus denkbar, die Rechnungen selbst zu erstellen, allerdings ist Vorsicht geboten bezüglich des oben genannten zweiten Punkts. Die Rechnung muss in einem unveränderbaren Format abgespeichert werden. Hierbei empfiehlt es sich, die Rechnung aus Word / Excel in ein PDF umzuwandeln.
